部下に伝えたはずなのに伝わっていない

企業研修で管理職の方と
話をしていると、
よく聞く悩みがあります。

「ちゃんと
伝えたはずなのに
部下が理解していない」

「指示したのに
違う結果に
なっている」

実はこれは
能力の問題では
ありません。

多くの場合、
情報の伝え方と受け取り方に
原因があります。

そこで私は、
管理職向けに

「情報の伝え方・受け取り方」
ワークショップを
実施しています。

この研修では、
管理職が抱える

・伝えたつもり
・聞いたつもり
・理解したつもり

この「つもり」を
なくすことを目的にしています。

なぜ情報はズレてしまうのか

ワークショップの
最初に行うのが
「伝言ゲーム」です。

文章を一人ずつ
順番に
伝えていきます。

最後の人が
最初の文章を聞くと
ほとんどの場合内容が変わっています。

参加者の方は
いつも
驚かれます。

しかしこれは
特別なことでは
ありません。

人は情報を
そのまま受け取るのではなく
自分の解釈で理解するからです。

情報がズレる原因は
主に次の4つです。

・思い込み
・省略
・感情
・立場

上司と部下では
立場も経験も違います。

そのため
同じ言葉でも

受け取り方が
変わってしまうのです。

「伝えたつもり」が起こる理由

例えば、
こんな指示を
出したことはありませんか。

「この資料まとめておいて」
上司としては
簡単な指示のつもりです。

しかし
部下にとっては

・どこまでまとめるのか
・いつまでに必要なのか
・何の目的なのか

分からないことが
たくさんあります。

つまり
曖昧な指示に
なっているのです。

ワークショップでは
こうした事例をもとに

「部下はどう受け取るのか」
をグループで
議論してもらいます。

すると多くの管理職が
「こんなに解釈が違うのか」
と気づかれます。

伝わる指示のシンプルな方法

 

研修では
伝え方の型として

PREP＋確認
という方法を
紹介しています。

PREPとは

P：結論
R：理由
E：具体例
P：まとめ

という
シンプルな構造です。

例えば
次のように伝えます。

まず結論

「この資料を
今日中にまとめてください」

次に理由

「明日の会議で
使うからです」

そして具体例

「特に
売上データを中心に
整理してください」

最後にまとめ

「A4で1枚に
まとめてください」

そして
もう一つ大切なのが
確認の質問です。

「ここまで大丈夫？」
この一言があるだけで
理解度が大きく変わります。

管理職にもっと必要なのは「聴く力」

 

2日目のテーマは
「聴く力」です。

多くの管理職は
部下の話を「聞いているつもり」
になっています。

しかし
聴き方には
3つのレベルがあります。

レベル1
聞いていない

レベル2
言葉だけ聞く

レベル3
意図や感情まで聴く

管理職に
求められるのは
レベル3の聴き方です。

例えば部下が
「最近仕事が多くて…」
と言った時

すぐに
アドバイスを
する人がいます。

しかし
多くの場合
部下はアドバイスより

「理解してほしい」
と思っています。

そこで研修では
アドバイスを禁止し
質問だけで聴く

という
ワークを行います。

すると
「こんなに
話が深くなるとは」

と驚く方が
とても多いのです。

会話のズレを防ぐ3つの習慣

職場での
コミュニケーションのズレを
防ぐために

私は
3つの習慣を
お勧めしています。

①要約する
②確認する
③質問する

例えば
「つまり
○○ということですか？」

この一言で
誤解を
防ぐことができます。

コミュニケーションの問題は
特別な能力
ではなく

小さな習慣で
大きく
変わります。

職場の空気を変える管理職の力

離職率が低い企業には
共通点があります。

それは

・コミュニケーションが良い
・社員がイキイキ働いている
ということです。

その中心に
いるのが
管理職です。

管理職の
伝え方や聴き方が
変わると

職場の空気は
大きく
変わります。

そして

・信頼関係が生まれる
・仕事のミスが減る
・チームの成果が上がる

という
良い循環が生まれます。

まとめ

多くの職場で起きている問題は
能力ではなく
コミュニケーションのズレです。

しかし
伝え方
聴き方

この2つを
少し変えるだけで
職場は大きく変わります。

管理職の
コミュニケーション力は
組織の未来を左右する重要な力です。

もし
「部下に伝わらない」
「職場のコミュニケーションを良くしたい」

と感じているなら

一度
見直してみる価値が
あるかもしれません。

最後までお読みいただき
ありがとうございます。

私は広島市で離職率改善コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。

「だれでも
劇的に変わる瞬間がある」

これが私共の
キャッチフレーズ

あなたの
劇的に変わる瞬間を
コーディネートします。

私共は主に企業での幹部職研修
コミュニケーション研修等
行っています。

また、
ちょっと他では経験できない
コーチング研修もしています。

下記にどなたでも
参加出来るセミナーを
ご紹介します。

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お越しください。

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