拡散と収束

拡散と収束を意識して効果的なミーティングをしよう

皆さんは普段
ミーティングをどのように
進めていますか?

「時間が足りなくて議論が深まらない」
「一部の人しか発言しない」
「結論が出ても納得感がない」

といった悩みを
抱えている方も多いのでは
ないでしょうか。

効果的なミーティングを行うためには
「拡散」と「収束」という2つのフェーズを
意識的に使い分けることが重要です。

今回は
特に
「拡散」フェーズに焦点を当て

アイデアを引き出し
活発な議論を生むための
工夫を紹介します。


ミーティングの目的と
「拡散」と「収束」

目的

目的

ミーティングの目的は
大きく分けて
以下の5つに分類されます。

  1. 意思決定
  2. 問題解決
  3. ブレーンストーミング
  4. フィードバック
  5. 情報収集・共有

このうち
3.ブレーンストーミング、4.フィードバック、5.情報収集・共有
「拡散」が中心となるフェーズです。

「拡散」とは
多様な意見や情報を
集めるプロセス。

「収束」とは
それらを整理し
結論を導くプロセス。

この2つのフェーズを
意識していないと
以下のような問題が発生します。

  • 「拡散」が足りない →
    限られた情報や視点で結論を出してしまい
    後から問題が生じる。
  • 「収束」が早すぎる →
    一見効率的だが
    多様な視点が欠けた結論になりがち。

「拡散」フェーズの重要性

 

良い結論を導くには
まず「拡散」のフェーズを
しっかり行うことが大切です。

例えば
少ない意見の中から結論を出すと
一見短時間で終わるため

「良いミーティング」
のように
感じます。

しかし
限られた情報や視点で決まった結論は
実行段階で問題を引き起こす可能性があります。

そのため
「拡散」
フェーズでは

できるだけ多様な意見が
出るような工夫をすることが
重要です。

多様な意見

多様な意見


意見を引き出す3つの工夫

 

① 承認による意見の促進

承認

承認

意見を活発に出してもらうためには
「承認」が大きな役割を
果たします。

承認とは?

  • 発言者の存在を認め
    意見を受け入れること。
  • コーチングスキルの一つで
    相手の自己肯定感を高める。

具体的な承認の方法

  • 名前を呼ぶ
    「○○さん、お願いします!」と
    名前を呼ぶだけで承認につながる。
  • 意見に反応する
    「面白い視点ですね」「なるほど、新しい観点ですね」と
    一言添える。
  • 意見を可視化する
    発言をホワイトボードやメモに記録すると
    承認の効果が高まる。
  • 発言を引用する
    「先ほど○○さんが言っていたことと関連しますが…」
    と発言をつなげると
    相手は「自分の意見が受け入れられている」と感じる。

② 意識的に発言を促す工夫

発言を促す

発言を促す

発言が少ないミーティングでは
ファシリテーターが意識的に意見を
引き出す必要があります。

発言を促す具体的な方法

  • 相槌や頷きを入れる
    相手が話しやすい雰囲気を作る。
  • 「Yes, and」の活用
    「なるほど、そういう考え方もありますね!
    さらに○○の視点も加えてみては?」と
    肯定的に受け止めた上で発言を広げる。
  • 全員に発言を求める
    「今日は全員が一言ずつ発言することを
    ルールにしましょう」
    と事前に伝える。
  • 発言の順番に配慮する
    年長者や上司が最初に発言すると
    意見が出にくくなるため
    若手から発言を促す。

③ リスク回避のための環境づくり

環境づくり

環境づくり

「拡散」のフェーズで
最も避けるべきなのは
意見を出しにくい雰囲気になることです。

例えば、

  • 「それは無理だ」
    「そんなの意味がない」
    などの否定的な意見
  • 個人攻撃や批判

こうした発言が出ると
場の空気が悪くなり
誰も発言しなくなってしまいます。

これを防ぐためのルール

  • ミーティングの冒頭で宣言する
    「今日は自由に意見を出す場なので
    批判や否定は禁止とします。」
  • ファシリテーターが発言をコントロールする
    「その意見も一理ありますが
    今はアイデア出しの時間なので
    できるだけ前向きに考えましょう。」
  • 建設的なフィードバックを推奨する
    「○○さんの意見をもとに
    別の視点で考えるとどうなるでしょう?」

こうしたルールを設けることで
心理的安全性の高い場を
作ることができます。


まとめ

良いミーティングのためには
「拡散」と「収束」を意識して
使い分けることが重要です。

特に「拡散」フェーズでは

  1. 承認を活用し
    意見を引き出す。
  2. ファシリテーターが
    意識的に発言を促す。
  3. リスク回避のための
    ルールを設定する。

この3つの工夫を取り入れることで
活発な意見交換が行われ
より良い結論へとつながります。

ぜひ
次のミーティングで
実践してみてください!

 

最後までお読みいただき
ありがとうございます。

私は広島市で離職率改善コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。

「だれでも
劇的に変わる瞬間がある」

これが私共の
キャッチフレーズ

あなたの
劇的に変わる瞬間を
コーディネートします。

私共は主に企業での幹部職研修
コミュニケーション研修等
行っています。

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ACTAS代表 服部 哲茂


ACTASの由来は「行動する」の意味のACTと、「らしく」の意味のasを足した、造語。自分らしく行動してほしいという意味が込められています。

自分らしく行動することで、もてる力をもっと発揮できる。世の中の人がみんな自分らしく行動できれば素晴らしい社会が実現できる。

私たちACTASはそう考えています。

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