会議やミーティングと言っても
人数やテーマによって
その形態はさまざまです。
二人のプライベートな打合せから
トップマネジメントの主要会議に致るまで
要求される結果はそれぞれ違います。
しかし
「この会議は意味がなかった」
「ただ時間を消費しただけ」
といった
言葉を得ることは
まれにしてありません。
この問題は
参加者の
モチベーション低下や
以後の
人間関係に悪影響を
与える恐れがあります。
そのため
会議のデザインや
進行のプロセスに不備がある場合は
充実感や
成果が
弱まります。
これを改善するためには
目的の明確化が
重要な要素となるのです。
つまらない会議の原因とは何か

つまらない会議
つまらない会議の原因は
たいてい一点に
集約されます。
それは
目的が明確になって
いないこと。
「テーマ」のみが指定され
それがなぜ重要かや
その結果で何を実現するのかが考慮されていないため
参加者は
アイデアレベルでの話し合いを
終始してしまいます。
例えば
「営業会議」
であれば
営業成績が
悪化している原因の探り出しが
目的なのか
既に問題点は明確なので
その解決策を決めるのかにより
全く別の進行方法が求められます。
有意義な会議を行うために必要な方法

有意義な会議
有意義な会議を行うためには
目的の明確化とそれに基づく準備が
効果を生むことが分かっています。
目的を
分類すると
以下のように分けられます:
- 意思決定
- 問題解決
- ブレーンストーミング
- フィードバック
- 情報収集・共有
例えば
「営業会議」で原因が分からない場合は
まず⑤情報収集・共有が目的となります。
一方で
原因が明確で方針転換が必要な場合は
①意思決定が目的となります。
目的の明確化の重要性

目的
目的を明確にすることで
会議の進行と結果は
大きく変わります。
参加者全員が
「何のために集まっているのか」を理解し
そのための準備を行うことで
効率的
かつ成果のある会議が
実現します。
また
目的が明確であれば
必要な資料や議論の進行役を適切に用意できます。
これにより
参加者が会議中に感じるストレスや
無駄を最小限に抑えることができます。
目的を分類し、有効なアプローチを実行する

目的を分類
各目的に応じたアプローチを
実行することで
会議の質は飛躍的に向上します。
- 意思決定:
議題の選定と投票プロセスを
事前に設計する。
- 問題解決:
問題点を共有し
具体的な解決策を探る議論を行う。
- ブレーンストーミング:
アイデアを自由に出し合う
環境を整備する。
- フィードバック:
進行状況や結果について
評価・改善点を述べる。
- 情報収集・共有:
関連する情報を集約し
全員に行き渡らせる。
これらのプロセスを意識し
各会議の目的に適した方法を
選択しましょう。
要約と実践に向けてのコツ
実りある会議を
実現するための最初のステップは
目的の明確化です。
その上で
以下のコツを
実践してください:
- 会議の招集時に目的を明記する。
- 必要な準備や事前資料を共有する。
- 各参加者に役割を与え
能動的に参加してもらう。
- 会議の進行中は目的に沿った
議論を徹底する。
- 会議終了時には成果を明確にし
次のアクションを共有する。
これらを意識することで
会議の時間が効果的に使われ
参加者全員が満足感を得られるようになります。
皆さんの会議では
目的がしっかりと
明確になっていますか?
ぜひ
次回の会議から
試してみてください。
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