会議でこんなことありませんか？

「司会者が自分の主張をしだす」
「書記が記録をし忘れる」
「オブザーバーが暴走する」

これは
参加者が自分の役割を
しっかり認識していないことで
起きます。

会議の役割は
大きく次の4つ

①進行役
②書記
③オブザーバー
④参加者

今日はその中でも
進行役について
お話します。

①進行役

最近では
ファシリテーターと言った方が
しっくりくるかもしれません。

進行役の役割は3つ

①テーマに集中させる
②発言しやすい場作り
③時間内に目的を達成する

①テーマに集中させる

集中

例えば
テーマから外れた意見を
言った人がいた場合

「貴重なご意見ありがとうございます。
しかし、今のテーマとは少しずれているようです。
話を戻してよろしいでしょうか」

などと、会議をマネジメントすることが
求められます。

このことが出来なくてい
会議がぼろぼろになることは
決してまれではありません。

役割ですから
しっかり、テーマに沿った
議論を作ってください。

②発言しやすい場作り

場づくり

文字にすると
簡単です。

皆さんは
具体的にどんな場作りを
していますか？

例えば

「今の発言はとても斬新なご意見と思います。
これは、深堀したい内容なので、
皆さんも、今の件についてどう考えますか？」

等、発言者を承認し次に繋げたり

承認

発言が止まってしまったときに
割と直ぐに意見を言ってくれそうな人に
振ってみたりすることも場作りです。

逆に、余り意見を言わない人に
こうした状況では意見を求めないことも
場作りです。

③時間内に目的を達成する

時間管理
大切です。

タイミング

大事な時間を各々が作って参加しています。
その時間を無駄にしてはいけません。

おおよその目安で会議を
進行させましょう。

しかし、
時間管理が独り歩きするのは
意味がありません。

その会議の目的を
達成してこその
時間管理です。