先日、ある会に出ました。

 

グループに分かれて
ディスカッションするのですが、

 

これがどうも
締まりがない

ただ、単に、順番に
自分の意見を言うので
終わり

 

そこから
何を気づき
何を得るのかが
不明のまま終わってしまいました。

 

社長！

 

もしや
同じような会議を
会社に帰ってもしてませんか？

 

会議の最も大事なことは
何だと思いますか

それは、会議の目的を
達成することです。

その為には
会の冒頭で、
その会議の目的を共有化すること。

 

具体的には

 

社長は会議を始めるに当たり
目的を明確にしてから始めてますか？

 

例えば

 

「それでは、これから、計画進捗会議をします」
で、始めていませんか

 

計画進捗会議って何ですか？

 

計画の進捗状況を確認する会ですか？

 

計画の進捗が遅れているから
対策を打つ会議ですか？

 

ここが明確化されていない会議が
多すぎです。

 

会議の目的を大きく分けると
下記の5項目に分けられます。

 

①意思決定
②課題解決
③案出し（ブレインストーミング）
④振り返り
⑤情報収集・共有

 

先ほどの事例

 

「今日は進捗状況を確認して
状況を確認するための会です」
（⑤情報共有）

 

「今日は進捗状況を確認して
問題点があれば、解決するための会です」
（②課題解決）

 

同じテーマでも
全く違う展開に会議はなるのは
明白です。

 

ですから、会の開始時に
会の目的を明確にする作業は
とても大切です。

 

そんなことしなくても
うちはスピードが大切だから
絶えず、課題解決の会議しかやらない

 

なんて方もおられるかもしれません。

 

でも、その結果
その課題解決先は在り来たりの
解決策になってませんか？

 

その原因は
課題を解決するには
現状把握がとても大事

 

それを疎かにすると
結局、課題が不明確なまま
対策が検討されることになります。

 

結果。
有効な解決策が出てこないのです。

 

従って、
急ぐほど、
重要なほど

 

現状を把握するだけの
会議も必要になるのです。

 

他にも
①意思決定と
③案出し（ブレインストーミング）では

 

会議の進行が大きく異なります。

 

もし、
ここが明確でないと

 

③案出し（ブレインストーミング）
の会議なのに
途中で出てきた案に飛びつき

 

決定してしまうと
何が起こるか

 

十分な選択肢がない中での
意思決定は往々にして
良い決定にはなりません。

 

案だし（ブレインストーミング）なら
もうこれ以上出ないまで
徹底的に出すことが重要です。

 

このように
会の目的を明確にすることが
有効な会議の前提となります。

 

それは
冒頭、若しくは会議前に
参加者に明確に伝える必要があります。

 

「進捗会議」ではなく

 

「進捗を確認する会」なのか
「進捗状況から対策を立てる会」なのか
まで、明確にする

 

これが大事です。