今日はある会で
Zoomによる
打合せでした。

いつものメンバーの
会でしたが
いつもと違うことがありました。

 

それは
ファシリテーターが
プロであったことです。

 

ファシリテーターとは
簡単に言うと
司会者

 

広くは
活動をマネジメントし
参加者の内面にまでも気を配れる人

 

司会者に限定して
言えば

 

先ず会の目的を
的確に把握し
実行する人

 

そしてそれは
全体として良いだけではなく
参加者一人一人まで目を向けられる人です。

 

具体的に
その見事な
ファシリテーションスキルとご紹介します。

 

①チェックイン

ホテルに宿泊する時
名前・住所など
記入すると同じように

 

その会が始まるとき
簡単な自己紹介と
意気込みなどを話すこと

 

会の大きさにもよりますが
お互いの意見を出しあい
ディスカッションするのであれば

 

お互いを知り挨拶してから
会議に入るのがスムースな
進行を助けます。

 

②会の冒頭に
目的と到達点を
明確に示す。

多くの会議で
その会が何のための
集まりで

 

何を決める為
あるいは何をディスカッションするか
分からないまま会が進行することがあります。

 

これでは
良い意見が出せません。

 

先ずすべきことは
会の目的を明確にすること

 

この会の目的
そしてその到達点を
明確にする。

 

今回の会では

 

5つの決めておきたいことを
明示し

 

更に優れていたのは
その項目に濃淡をつけ

 

「①～③まではしっかり決めたい
時間があれば⑤まで進めたい」
と幅を持たせた到達点を明示したことです。

 

このやり方は
ファシリテーターが
一方的に会を進行するのではなく

 

会の参加者が
その会に参加している
意識を植え付けます。

 

つまり、押し付けられると
人は反発します。

 

しかし、明確な
目的を明示したうえで
ここまでは達成したい到達点を示すことで、

 

参加者全員が
その到達点を
目指すことが出来ます。

 

③進行の確認

絶えず今何が話し合われているか
その結果どこまで決まったかを
一つづつ確認していきます。

 

この作業はとても大事です。

 

なぜなら
決まったことが
不明確で会が進行されると

 

必ず、
迷走したり最悪、出発点に
戻ることがあります。

 

それを防ぐために
決定事項は明確に
確認して前に進みます。

 

また。ここで
発言が全くない人には
意見を求めます。

 

黙っているから
承認と思うと
後からちゃぶ台返しにあいます。

（知る人ぞ知るちゃぶ台返し）

 

④時間配分

今回は2時間の
予定の会でした。

 

中間地点で
会の進行状態を
チェックし

 

確実に決めたいこと
①～③までが
決まっていることを確認し

 

残りの時間で
何をどこまで
決めるか全員に伝えていました。

 

すると一人の参加者から
⑤の項目は少なくとも
意見出しはしたいと提案

 

この意見出しだけで終わる
会を
「拡散の会」と呼びます。

 

つまりは
結論を出すことが目的ではなく
意見を出すことが目的となります。

 

一方反意語は
「収束の会」

 

これは
結論を出すための会ですから
必ず結論が出されます。

 

今回のように会の内容によって
拡散・収束を意識すると
議論が盛り上がります。

 

ここも
見習いたいスキルです。

 

⑤まとめ

何が決まり
何が議論されたか？

 

ここを明確にすることは
会議の満足度を
高めます。

 

この満足度が
次回の出席率にも
影響します。

 

良い会であれば
次回も参加意欲が高まります。

 

会の参加率は
意識だけでは
高まりません。

 

自ずと来たくなるような会

 

これを作ることが
参加率を上げます。

 

⑥気配り目配り

会は参加者全員が
その会に参加することが
大切です。

 

一人一人の
意思が反映されてこそ
会の目的が達成されます。

 

今回私が
意見を言おうとしたところ
他の方とダブって、意見を言いませんでした。

 

するとすかさず、
「今、発言されようとされてましたよね？
どうぞお願いします」

 

これはZoomでは
人の表情が読みにくいという方は
参考にして欲しい

 

Zoomでも
良く観察してると
表情やしぐさは見比べれます。

 

如何ですか？
会の進行（ファシリテーション）の
プロの技を紹介しました。

 

貴重な時間を
お互いが使います。

 

意味のある会にするために
ファシリテーションは
欠かせません。