ミーティング

良いミーティングの条件は何だと思いますか?

良いミーティングって
どのようなミーティングでしよう?

ミーティングが
開催のための
ミーティングになっていませんか?

単純に考えると
ミーティングしている時間は

本来の業務を
止めています。

営業であれば
その時間で
お得意先に行けば

受注が得られた
かも知れません。

そう考えると
ミーティングって
良いものにしたいですよね?

そうでないと
参加者から

「こんなミーティングなら
外で仕事をしていた方が
ましだ」

なんて、クレームが
出ます。

では
良いミーティングの
条件はなんでしょう?

まず
欠かせないのが

「目的が達成される」
ミーティングになっているか
どうかです。

目的

目的

今開催しようとしている
ミーティングの
目的は何ですか?

こう聞かれて
即答できますか?

この
「目的が達成される」
ということは

先ずは
そこに目的が
存在しなければ始まりません。

主催者が
明確でなければ
参加者は目的を達成できません。

例えば
定例会とか
総会とかありますが、

その目的は
何ですか?

定期的な会だからと
言って、

目的を明確にしないと
それは単に
義務だけの参加となってしまい

およそ
良いミーティングとは
かけ離れてしまいます。

例えば
新年度最初の
ミーティングであれば

「代表の思いを伝える」
「メンバーの気持ちを一つにする」
「メンバー同士の懇親を図る」

色々な目的が
考えられます。

これらを
明確にして
開催すれば

満足感のある
ミーティングになります。

先ずは
ここが一番大事です。

次に大事なことが
グランドルールが
守られていること

グランドルール

グランドルール

ミーティングの
グランドルールは
こちらです。

「ミーティングは闘いの場ではなく
一人ひとりの合意の上
共有されたゴールを達成すること」

ミーティング中に
お互いの意見がぶつかり合い
相手を非難し合うミーティングって

参加したくないですよね。

しかし、
違う意見が出て
その違う意見から

新たな
意見が生まれれば
それこそ

良いミーティングに
なります。

その為には
参加者全員が

このグランドルールを
まもることが
重要です。

このグランドルールに
同意できない人は
参加資格がないと思ってください。

もし、そうした
ルールを守れない人がいれば

ファシリテーターは
しっかり、その趣旨を説明する
必要があります。

意見の対立を
上手くさばいてこそ
良いミーティングが生まれます。

最後の条件は

「準備」です。

準備

準備

皆さんは
良い仕事をするために
準備をしっかりしますよね?

では
会議の開催のために
準備はしていますか?

意外と
これが
なされていないミーティングがあります。

準備に必要なもの

①テーマ、アジェンダ、目的の事前連絡
②進行手順の確認
③周辺環境(設備、環境)の確認

①テーマ、アジェンダ、目的の事前連絡

事前連絡

事前連絡

今お手元に届いている
ミーティング案内に

テーマ・アジェンダ、目的は
記載されていますか?

もしかしたら
「○月○日△で企画会議をします
ご参加ください」

と時間と場所だけの
案内になっていませんか?

「企画会議」なら
何の企画で
それをどこまで決める会なのか

明確にしていないと

参加者は
単に参加するだけで
積極的に

そのミーティングの
目的を達成しようとは
しないと思いませんか?

②進行手順の確認

手順

手順

セミナーも
ミーティングに
含まれると思いますが、

私がセミナーを
開催するときは
タイムスケジュールを分単位で設定します。

たまに
終了時間さえ
不明確な会議があります。

これは
参加者のことを
考えていない典型です。

良いミーティングは
しっかりタイムマネジメントが
出来てこそです。

③周辺環境(設備、環境)の確認

周辺環境

周辺環境

マイクの不具合
プロジェクターが作動しない
隣の工事でうるさい

これって
どんなに良い内容のミーティングでも
良いミーティングにはなりません。

初めて使う
会議室では
必ず周辺状況を確認しましょう。

今度
初めて使い会議室があるのですが、
来週確認しに現地に下見に行きます。

事前に情報は
貰っていますが、

聞いた情報と
実際に見る情報には
ギャップがあるものです。

この時
現地に行って
イメージと違うと

精神的に
不安定となり

落ち着いた
ファシリテーションは
出来ません。

如何ですか?
良いミーティングの
条件ご理解頂けましたか?

意外と
抜け漏れがありませんか?

メンバーの貴重な時間を
使うミーティングです。

良いミーティングを
しましょう。

最後までお読みいただき
ありがとうございます。

私は広島市で人材開発コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。

「だれでも
劇的に変わる瞬間がある」

これが私共の
キャッチフレーズ

あなたの
劇的に変わる瞬間を
コーディネートします。

私共は主に企業での幹部職研修
コミュニケーション研修等
行っています。

また、
ちょっと他では経験できない
コーチング研修もしています。

下記にどなたでも
参加出来るセミナーを
ご紹介します。

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ACTAS代表 服部 哲茂


ACTASの由来は「行動する」の意味のACTと、「らしく」の意味のasを足した、造語。自分らしく行動してほしいという意味が込められています。

自分らしく行動することで、もてる力をもっと発揮できる。世の中の人がみんな自分らしく行動できれば素晴らしい社会が実現できる。

私たちACTASはそう考えています。

そのための情報発信をしていきます。


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