昨日は広島県中小企業家同友会
中②地区例会で
ワークショップでした。

 

タイトルは

 

「いい会議が良い会社を創る！
有意義な会議の作り方
実践ワークショップ」

 

エッセンスだけ
折角なので、
特別にご紹介します。

 

このような調査があります。

 

「人件費の７％～15％が
会議費として使われている」

 

経費の効率的
活用の観点で
この数字は見逃せません。

 

また、こんな声もあります。

 

PRESIDENT
「賢い会議、バカな会議」
によれば

 

過去、最悪だと思った会議
BEST3

 

1位
「上司だけがしゃべり、後の人間は拝聴
しているだけの会議」

 

2位
「何が結論か分からないまま会議が終
わった」

 

3位
「どうでもよいようなことばかり
議論していた」

 

心当たりはありませんか？

 

だから
いい会議をしたいですよね。

 

さて、
「いい会議」とは
どのような会議だと思いますか？

 

それは

 

「目的が共有され
全員参画のもとで
その目的が達成される会議」

 

ポイントは

 

目的の共有と
全員参画
そしてその目的の達成

 

会議の目的によって
会議のタイプが5つあります。

 

1.意思決定
2.問題解決
3.ブレーンストーミング
4.評価・フィードバック
5.情報収集・情報共有

 

まずはこの目的を
明確にし
その目的に合った会議をしてください。

 

次に考えるのが
会議の流れです。

 

いい会議は
次の流れがあります。

 

1.準備
2.開始
3.拡散
4.収束

 

準備、開始は想像できると
思いますので、

 

3.拡散と4.収束について
補足します。

 

拡散とは
「さまざまな情報や
意見を出し合うフェーズ」

 

つまり、先ずは
情報や意見をすべて出す

 

これが良い会議の
鉄則です。

 

過去最悪の会議の中にもあった
つまらない会議の原因は
ここにあります。

 

必ず、しっかり情報発信
情報収集をしてください。

 

その上で
「収束」

 

収束とは
「さまざまな情報や意見から
結論に落とし込むフェーズ」

 

ですので、

 

この情報や意見が十分に
出ていないと
落とし込みが出来ません。

 

次にいい会議の
ポイントは
ファシリテーターです。

 

ファシリテーターとは
司会者のことです。

 

ファシリテーターの
役割は下記の4つ

 

1.テーマに集中させる
2.拡散テクニックを使い場作り
3.参加者のモチベーションを高める
4.時間内に目的を達成する

 

ファシリテーターの
役割はとても重要です。

 

ワークショップの後では
このような質問が
ありました。

 

「ファシリテーターは
誰がやったらいいか」

 

答えは
その会議の目的により
誰でも構いません。

 

トップである必要は
ありません。

 

しかし、ファシリテーターには
上記の役割を果たす
権限を与えてください。

 

つまり、
時間内で目的を
達成するために

 

例え社長であってもテーマから
外れれば、発言を止めさせる
権限を与えてください。

 

これが出来れば
社員さんが
ファシリテーターでも構いません。

 

「社長がファシリテーターだと
意見が出しにくい」
ありますよね。

 

その意味でも
社員さんが
ファシリテーターは良いですよね。

 

しかし、本質的に社長が
ファシリテーターだと
話にくい会社って何？

 

って、思うのは
私だけ？

 

今回はこのお話を
2時間半ワークショップ形式で
実施いたしました。

 

この会の目的は
このワークショップから
自社の会議をより良くする

 

皆さん良い会議の
ヒントがあったようですよ
一部ご紹介します。

 

・タイムキーパーを別に
役割者で作る

 

・準備が大事「準備8割」

 

・いい会議には
いいコミュニケーションが必要

 

・会議も社員教育の一環である。

 

皆さん、良い気づきがあったようで、
この会のファシリテーターをしたかいが
ありました。

 

「いい会議をしていい会社を創る」

 

ご要望があれば
出張ワークショップいたします。