会議開始時

効果的なミーティングにするために開始時に意識すべきポイント

ミーティングを
効果的に行うスキルを
ファシリテーションスキルと言います。

このファシリテーションスキルを
知っている人(ファシリテーター)と
そうでない人のミーティングは

そのミーティングの
効果に大きな差が出ます。

ポイントは8つ

①時間通りに始める
②雰囲気創り
③全員参加
④お互いを知る
⑤目的とテーマ
⑥アジェンダ
⑦アウトプット
⑧進め方

①時間通りに始める

時間

時間

「あつまりが悪いので
もう少しお待ちください」

こんな説明を
受けたことありませんか?

実はこれは
効果的な会議にするためには
絶対にやってはいけないことです。

なぜなら
ミーティングは
この後も続きます。

とすると
参加者は遅れて良いと
思ってしまいます。

すると
次回開催時には
更に多くの遅刻者を生みます。

本質的なことを言えば
お互いが貴重な時間を
使うわけですから

時間通りに来た人に
失礼です。

②雰囲気創り

アイスブレイク

アイスブレイク

アイスブレイクって
聞いたことありますか?

ミーティングの初めは
雰囲気が堅かったりします。

話しやすい
雰囲気を創るのも
ファシリテーターの役割です。

会の趣旨にもよりますが
簡単なゲームをしてから
開始すると効果的です。

ゲームが出来なければ
先ずは参加者に
口を開いてもらのも良いです。

Zoomミーティングでは
先ずはブレイクアウトルームで
一緒になった人で軽く世間話も良いですね。

ミーティングで
一言も発言しない
雰囲気を創らない為にも重要です。

③全員参加

全員参加

全員参加

ミーティングの主役は
言うまでも無く
ファシリテーターではなく参加者です。

そこに集まっている
参加者全員の意思で
議題進行されてこその会です。

仮に発言しなくても
その会で議論された内容に
全員が参加していることが大切です。

従って、
会の初めには
その会の

伝えたいメッセージは
共有することが
求められます。

④お互いを知る

お互いを知る 

お互いを知る

皆さんは
知らない人がいると
緊張しませんか?

気にしない人もいますが
多くの方は
その会に知らない人がいると警戒します。

すると
自由活発な意見が
出しにくくなります。

その意味で
お互いを知らない場合は
先ずは簡単に自己紹介をして貰いましょう。

大人数が集まるような会では
グループ単位での自己紹介も
時間短縮で効果的です。

⑤目的とテーマ

会議の目的

ミーティングの目的

ミーティングには
必ずその会の
目的があります。

これは会の招集時に
事前に伝えられていることが
ポイントですが、

更に、開始時に
確認すると

会が締まります。

最初に板書して
示しておくと
途中でぶれないためお勧めします。

⑥アジェンダ

アジェンダ

アジェンダ

多くのミーティングで
驚くほどアジェンダがない
会があります。

ファシリテーターは
このアジェンダを必ず
持っているはずです。

これを共有しない会は
航海に出たのに
どこへ向かうか知らないと同じです。

航海

航海

会の内容が分かれば
どこで自分の意見を言えば良いか
想定できます。

また、この時
テーマ毎に時間配分も
分かれば

自然と調和の取れた
会の進行となります。

終了時間を
冒頭に明確にすることも
集中して会を進めるポイントです。

⑦アウトプット

アウトプット

アウトプット

会の目的があれば
最終ゴールである
アウトプットが何かが重要です。

結論ありきの会
という意味ではなく

何を決めるための
会であるかを
共有することは非常に意味があります。

例えば
その会が

意見交換の場なのか
意見集約の場なのか
意思決定の場なのか

それによって
同じテーマでも
全然話の内容が変ります。

本日のテーマだけでは
分かりづらいこともありますので、
ここは明確に示しましょう。

⑧進め方

進め方

進め方

ミーティングには
不測の事態が起こるものです。

その時に
この進め方について
決めておくと効果的です。

「結論が出ないときは
最低限方向性だけでも
意思決定します」

こうしておけば
最低でもここまでは
決めると意識が働き

そこに向け
集中して
議論が出来ます。

如何ですか?

ミーティングを
良いものにしたいですよね?

名ファシリテーターは
皆、このポイントを知っています。

さあ、次の会議の
初めには
会をしっかりマネジメントしてみてください。

 

最後までお読みいただき
ありがとうございます。

私は広島市で人材開発コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。

「だれでも
劇的に変わる瞬間がある」

これが私共の
キャッチフレーズ

あなたの
劇的に変わる瞬間を
コーディネートします。

私共は主に企業での幹部職研修
コミュニケーション研修等
行っています。

また、
ちょっと他では経験できない
コーチング研修もしています。

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ACTAS代表 服部 哲茂


ACTASの由来は「行動する」の意味のACTと、「らしく」の意味のasを足した、造語。自分らしく行動してほしいという意味が込められています。

自分らしく行動することで、もてる力をもっと発揮できる。世の中の人がみんな自分らしく行動できれば素晴らしい社会が実現できる。

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