最近、
ミーティングに
出る機会が増えています。
私は個人事業主ですが、
色々な人に会うために
色々なコミュニティーに出ています。
その時に感じるのが
参加して良かったと
感じる会とそうでない会があることです。
そこで、
今日は良いミーティングにするために
必要な準備について整理してみます。
参加するミーティングが
参加して良かったと思える会が増えるように
願いを込めてお伝えします。
ミーティングの成否は
なんと言っても
準備にあります。
準備8割
ファシリテーション2割
でしょうか？
先ずは順にすべき項目
①目的
②参加者への連絡
③資料の事前配付
④根回し
⑤時間調整
①目的
会議の目的
ミーティングには
開催する目的が
あります。
意外とこの目的が
不明瞭なミーティングは
結構あります。
以前にも
書きましたが
「営業ミーティング」
これは
目的ではなく
テーマです。
そのミーティングで
何を
決めるのか
或いは
何を
話し合いたいかで
ミーティングの
目的は
変ります。
整理すると
5つに
集約します。
①意思決定
②問題解決
③ブレーンストーミング
④フィードバック
⑤情報収集・共有
如何ですか？
こう整理すると
どれかに
当てはなりますよね?
例えば
先ほどの
「営業ミーティング」
営業成績が芳しくないために
意見を出し合う
③ブレーンストーミングと
課題が明確なので
②問題解決する
ミーティングとでは
全く違った
ミーティングに
なります。
従って、
ミーティングの前には
この目的を明確にすることが先ずは大事です。
②参加者への連絡
参加者への連絡
参加者にミーティングの
連絡がいっていて
当然ですから
もれなく、
確実に伝わる
必要があります。
社内であれば
オフィシャルには
メールが最優先。
しかし、
もれなく伝わるためには
それ以外のツールも活用すべきです。
例えば
電話
ミーティング参加が
任意の場合
この電話は
効果があります。
最近参加している
コミュニティーの
ミーティングでは
その参加率3割です。
他の方に聞くと
多い方です。
その秘訣は
電話攻撃です。
「○○さん、こんにちは
今度○月○日にミーティングが
あるんですが、お時間ありますか？」
直接、誘われれば
参加率も
上がります。
全員が出る必要が無くても
多くの方の参加が
望ましいことが多い。
緩い繋がりの会では
参加率を上げておかないと
日頃参加しない人から
脱落者が
増えて
しまいます。
やはりコミュニティーは
参加してこその
コミュニティーです。
③資料の事前配付
資料
ミーティングに
行ってから
資料を渡されるより
事前にあった方が
参加者も意見を
出しやすかったりします。
それはどの目的の
ミーティングでも
言えます。
事前に
考えて
臨めば
少なくとも
考える時間を
節約できます。
場合によっては
自分の意見をまとめて
発表するように
段取りをすることも
ミーティングを
効果的に進める手法の一つです。
最悪なミーティングは
事前配布もなければ
当日に必要な資料が揃っていないこと
これでは
集まった
意味さえ問われます。
④根回し
根回し
いかにも
日本的ですが、
これ重要です。
これは
ミーティングの
目的にもよりますが、
これがしっかりされていると
「流石！」って
思います。
これは
参加者の
根回しも必要です
例えば
ミーティングも目的から
外部の人間の参加が必要な場合
いつもとは違う
メンバーを参加者に
招聘しておく
こうすることは
他の参加者にも
そのミーティングの目的が明確に伝わります。
こうした根回しも
ミーティングを効果的にするには
有効です。
しかし、
この根回しは
やり過ぎは良くありません。
やり過ぎると
開催前から結論を決めている
印象を与えてしまいます。
根回しは
最小限に
留めた方が
自由で創造的な
ミーティングに
なります。
⑤時間調整
時間調整
これも
緩いコミュニティーで
参加者を上げるコツです。
「次回の開催日は○月○日です」
「あ！その日は都合が悪いんです」
これよくある断り文句
そうならないように
ミーティングの時間調整を
事前にします。
便利なツールが
調整さん
https://chouseisan.com/
これは事前に
ミーティングの日程を
数日に絞った上で
参加可能日を
入力して貰う
ツールです。
これに入力して貰えば
少なくとも参加可能と
答えた日に開催されれば
参加してくれます。
この時に
会の目的や
前回どんな様子であったかを
伝えることで
参加意欲も
増すことになります。
注意点は
数日以内で
日程を決定することです。
以前他の方が
行った日程調整は
なんと2週間
これでは
最初に出した人は
2週間も日程を確保することになり
実質は
その日程が
怪しくなってしまいます。
私の場合は
長くて5日間
6日後には
開催日決定の
連絡を流します。
如何ですか？
緩いコミュニティーで
ミーティングをする場合の
事前準備についてお伝えしました。
こうした積み重ねで
参加して良かったと思える
ミーティングが増えれば
更に次回の
参加率が
上がります。
最後までお読みいただき
ありがとうございます。
私は広島市で離職率改善コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。
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劇的に変わる瞬間がある」
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