ミーティングは
問題の解決や
目標達成に向けた話し合いの場です。
ただし
時間管理ができていないと
資料の説明がだらだら長引いたり
誰かの話が
焦点を外れてしまうことも
あります。
これは
参加者のモチベーションを
低下させ
結果として
目的を達成できない
原因となります。
タイムマネジメントは
そのような問題を未然に
防ぐための基盤となります。
特に現代のビジネス環境では
時間管理の能力が優れた
リーダーの条件とも言えるでしょう。
ミーティングの問題点

ミーティングの問題点
正しく設計されていない
ミーティングにありがちな問題点には
次のようなものがあります。
- 時間通りに始まらない、終わらない:これは
その後の予定に影響を与えると同時に
参加者のストレスを増大させます。
- 議論が散漫になる:誰かの発言が長引いたり
議論の方向性が不明確になると
効率的な成果を得るのが難しくなります。
- Zoom特有の問題:オンライン会議では技術的なトラブルや
参加者同士のコミュニケーションが
薄くなることが課題となります。
最高のミーティングのための
実践テクニック
ミーティングを効果的に進めるためには
以下のポイントを意識することが
重要です。
タイムキーパーを決める

タイムキーパー
時間を管理する役割を
誰かに任せることは
効率的なミーティング運営の鍵です。
ファシリテーターが
タイムマネジメントの中心を
担うのは当然ですが
専任のタイムキーパーがいれば
議論に集中しながらも時間を
しっかり管理できます。
具体的には
発言時間や議論の進行状況を
確認する役割を担います。
基本ルールを設定する

基本ルール
ミーティングの冒頭で
基本ルールを
共有することも重要です。
たとえば
以下のようなルールを
設定すると良いでしょう。
- 携帯電話はフライトモードに設定する:マナーモードでは着信を
気にしてしまうことがありますが
フライトモードなら集中力を維持できます。
- 発言時間を制限する:一人当たりの発言時間を
最長2分とするなどの制限を
設けることで議論のバランスを保ちます。
- これにより
特定の人の独占的な発言を
防ぐことができます。
事前の準備を完璧にする

準備
ミーティングの目的や議題を事前に明確にし
資料や必要な情報を共有しておくことは
スムーズな進行のために欠かせません。
また
参加者が
その場で困らないよう
役割分担や
期待値も共有しておくと
良いでしょう。
Zoomミーティングでの特有の指針

Zoom
オンライン会議では
対面とは
異なる課題が生じます。
以下のような指針を活用することで
Zoomミーティングを
効果的に進めることができます。
- ブレイクアウトルームの活用:グループごとに議論を進める際には
ブレイクアウトルームを
活用します。各ルームに
ファシリテーターを配置し
時間管理を徹底させましょう。
- 背景や周囲の環境に配慮する:ペットや家族の干渉を
最小限に抑えるために
静かな場所で参加するよう周知します。これは
他の参加者への配慮にも
つながります。
- 時間配分を明確にする:開始前に
各セッションや議論に
割り当てる時間を明確にしておき進行中にも
逐一確認
しましょう。
おわりに
良いミーティングを
実現するためには
タイムマネジメントが欠かせません。
時間通りに始まり
終わる
ミーティングは
参加者にとって気持ちが良いだけでなく
生産性や達成感を
高める効果もあります。
今回紹介した
タイムマネジメントの実践テクニックや
Zoom特有の指針を活用して
ぜひ
質の高いミーティングを
目指してください。
タイムマネジメントを徹底することで
あなたのリーダーシップやチーム全体の
パフォーマンスも向上するはずです。
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