タイムマネジメント

良いミーティングを実現するためのタイムマネジメントの重要性

ミーティングは
問題の解決や
目標達成に向けた話し合いの場です。

ただし
時間管理ができていないと
資料の説明がだらだら長引いたり

誰かの話が
焦点を外れてしまうことも
あります。

これは
参加者のモチベーションを
低下させ

結果として
目的を達成できない
原因となります。

タイムマネジメントは
そのような問題を未然に
防ぐための基盤となります。

特に現代のビジネス環境では
時間管理の能力が優れた
リーダーの条件とも言えるでしょう。


 ミーティングの問題点

 ミーティングの問題点

ミーティングの問題点

正しく設計されていない
ミーティングにありがちな問題点には
次のようなものがあります。

  • 時間通りに始まらない、終わらない:これは
    その後の予定に影響を与えると同時に
    参加者のストレスを増大させます。
  • 議論が散漫になる:誰かの発言が長引いたり
    議論の方向性が不明確になると
    効率的な成果を得るのが難しくなります。
  • Zoom特有の問題:オンライン会議では技術的なトラブルや
    参加者同士のコミュニケーションが
    薄くなることが課題となります。

最高のミーティングのための
実践テクニック

ミーティングを効果的に進めるためには
以下のポイントを意識することが
重要です。

タイムキーパーを決める
時間内

タイムキーパー

時間を管理する役割を
誰かに任せることは
効率的なミーティング運営の鍵です。

ファシリテーターが
タイムマネジメントの中心を
担うのは当然ですが

専任のタイムキーパーがいれば
議論に集中しながらも時間を
しっかり管理できます。

具体的には
発言時間や議論の進行状況を
確認する役割を担います。

基本ルールを設定する
基本ルール

基本ルール

ミーティングの冒頭で
基本ルールを
共有することも重要です。

たとえば
以下のようなルールを
設定すると良いでしょう。

  • 携帯電話はフライトモードに設定する:マナーモードでは着信を
    気にしてしまうことがありますが
    フライトモードなら集中力を維持できます。
  • 発言時間を制限する:一人当たりの発言時間を
    最長2分とするなどの制限を
    設けることで議論のバランスを保ちます。
  • これにより
    特定の人の独占的な発言を
    防ぐことができます。
事前の準備を完璧にする
準備

準備

ミーティングの目的や議題を事前に明確にし
資料や必要な情報を共有しておくことは
スムーズな進行のために欠かせません。

また
参加者が
その場で困らないよう

役割分担や
期待値も共有しておくと
良いでしょう。


Zoomミーティングでの特有の指針

Zoom

Zoom

オンライン会議では
対面とは
異なる課題が生じます。

以下のような指針を活用することで
Zoomミーティングを
効果的に進めることができます。

  • ブレイクアウトルームの活用:グループごとに議論を進める際には
    ブレイクアウトルームを
    活用します。各ルームに
    ファシリテーターを配置し
    時間管理を徹底させましょう。
  • 背景や周囲の環境に配慮する:ペットや家族の干渉を
    最小限に抑えるために
    静かな場所で参加するよう周知します。これは
    他の参加者への配慮にも
    つながります。
  • 時間配分を明確にする:開始前に
    各セッションや議論に
    割り当てる時間を明確にしておき進行中にも
    逐一確認
    しましょう。

おわりに

 

良いミーティングを
実現するためには
タイムマネジメントが欠かせません。

時間通りに始まり
終わる
ミーティングは

参加者にとって気持ちが良いだけでなく
生産性や達成感を
高める効果もあります。

今回紹介した
タイムマネジメントの実践テクニックや
Zoom特有の指針を活用して

ぜひ
質の高いミーティングを
目指してください。

タイムマネジメントを徹底することで
あなたのリーダーシップやチーム全体の
パフォーマンスも向上するはずです。

 

最後までお読みいただき
ありがとうございます。

私は広島市で離職率改善コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。

「だれでも
劇的に変わる瞬間がある」

これが私共の
キャッチフレーズ

あなたの
劇的に変わる瞬間を
コーディネートします。

私共は主に企業での幹部職研修
コミュニケーション研修等
行っています。

また、
ちょっと他では経験できない
コーチング研修もしています。

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参加出来るセミナーを
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ACTAS代表 服部 哲茂


ACTASの由来は「行動する」の意味のACTと、「らしく」の意味のasを足した、造語。自分らしく行動してほしいという意味が込められています。

自分らしく行動することで、もてる力をもっと発揮できる。世の中の人がみんな自分らしく行動できれば素晴らしい社会が実現できる。

私たちACTASはそう考えています。

そのための情報発信をしていきます。


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