会議の案内状

誰も行きたくなる会議のための「案内」作成ガイド

会議の案内には
参加者にとって有益で
ワクワクする内容を

伝える要素が
含まれていることが
重要です。

このブログでは
「行きたくなる」会議を実現するために必要な
「案内」の書き方やポイントを解説します。


メインテーマ

  1. 会議の目的とアジェンダの重要性
  2. 時間を明確に記載する意味
  3. 事前資料の準備で実習性を上げる

会議の目的とアジェンダの重要性

 

会議案内には
目的、テーマ、アジェンダが明確に
記載されていることが必要です。

特にアジェンダは
参加者が会議の流れや目的を予想し
準備を進めるために最重要な要素です。

例えば
会議案内に次のような記載があると
参加者は準備がしやすくなります。

  • 目的:新製品開発の進捗報告
  • テーマ:次期の開発方針の検討
  • アジェンダ:
    1. 現在の進捗報告
    2. 問題点の検討
    3. 解決方法の提案

これらが明確に記載されていれば
参加者は自分の考えを事前にまとめることができ
会議の実質を向上させることができます。


時間を明確に記載する意味

時間調整

時間

会議の時間を明確に記載することは
参加者にとって予定を
確保するために必須です。

とくに終了時間が記載されていない会議は
参加者に不満を抱かせる
原因になりがちです。

  • 例:「開始時間:14:00、終了時間:15:30」

これにより
参加者は次の予定を簡単に組むことができ
参加意義を高めることができます。


事前資料の準備で有効性を上げる

資料

資料

会議を最大限有益にするためには
事前に資料を配布しておくことが
有効です。

それにより参加者は
準備に時間を割くことができ
会議の質を向上させることが可能になります。

例:
「添付資料をご覧の上
ご自身の考えを事前に
まとめておいてください」

このような指示があると
参加者の準備度は飛躍的に向上し
会議全体の実りを最大化できます。


結論

 

会議は
参加者が費やす
時間と労力の総和で成立します。

その時間を最大限有益にするためには
会議の案内状に気を配り
参加者の準備度を上げる必要があります。

このガイドを参考にして
行きたくなる会議を
目指しましょう。

 

最後までお読みいただき
ありがとうございます。

私は広島市で離職率改善コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。

「だれでも
劇的に変わる瞬間がある」

これが私共の
キャッチフレーズ

あなたの
劇的に変わる瞬間を
コーディネートします。

私共は主に企業での幹部職研修
コミュニケーション研修等
行っています。

また、
ちょっと他では経験できない
コーチング研修もしています。

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ACTAS代表 服部 哲茂


ACTASの由来は「行動する」の意味のACTと、「らしく」の意味のasを足した、造語。自分らしく行動してほしいという意味が込められています。

自分らしく行動することで、もてる力をもっと発揮できる。世の中の人がみんな自分らしく行動できれば素晴らしい社会が実現できる。

私たちACTASはそう考えています。

そのための情報発信をしていきます。


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