メール

良いミーティングにするための通知文の作り方

ミーティングの案内を
受け取ったとき

行きたくなる会と
そうでない会がありますが
その違いは何だと思いますか?

その前に
先ずは記入する
必要事項をまとめます。

①会議名、目的、テーマ、アジェンダ
②日時(開始、終了時間)
③会の場所
④事務局と連絡先
⑤参加者名
⑥参加者が用意する資料
⑦事前に見ておく資料添付

生きたくなる会にするためには
①②⑦が大切です。

①会議名、目的、テーマ、アジェンダ

アジェンダ

アジェンダ

特にアジェンダが大切です。

ところが
これが意外と
おろそかになっています。

皆さんの出している
ミーティングの案内には
アジェンダはついていますか?

会の目的・テーマはあっても
アジェンダがついていないことが
良くあります。

このアジェンダがないと
参加者は何を話されるのか
自分は何を話したら良いか分かりません。

良いミーティングとは
その目的が達成される
会です。

であれば
参加者が自分の考えを
あらかじめ考えてくるかどうかは

重要だとは
思いませんか?

なのに
何が話し合われるのか
分からないでは考えようがありません。

しかし、
セミナーによっては
敢えて、アジェンダを伏せることがあります。

参加しての
臨場感を出すために
ワクワク感を演出するためにです。

「何が始まるんだろう」
「何が起こるんだろう」
とベールにくるむことで

期待感を高めます。

ですが、
普通のミーティングでは
その必要はありません。

②日時(開始、終了時間)

終了時間

終了時間

ミーティングには
開始時間は当然ですが

終了時間の明記も
重要です。

結構これも
明記されていない
会が良くあります。

終了時間の明記は
参加者にとって
次の予定が立ちます。

時間内に
終わらせようと
内容が充実します。

⑦事前に見ておく資料添付

資料

資料

これもまだまだ
添付されているケースが
少ないように感じます。

会を有効なものにするために
資料を当日初めて見るのではなく

事前に見ておけば
考える時間を
節約できます。

もっと言えば

「添付の資料から
あなたの考えを
まとめておいてください」

と質問をしておけば

更に充実した会に
なると思いませんか?

ミーティングは
貴重な時間を
差し出し会って成り立ちます。

であれば
有効に使いたいと
思いますよね。

であれば
上記のことを
意識してミーティングを開催しましょう。

最後までお読みいただき
ありがとうございます。

私は広島市で人材開発コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。

「だれでも
劇的に変わる瞬間がある」

これが私共の
キャッチフレーズ

あなたの
劇的に変わる瞬間を
コーディネートします。

私共は主に企業での幹部職研修
コミュニケーション研修等
行っています。

また、
ちょっと他では経験できない
コーチング研修もしています。

下記にどなたでも
参加出来るセミナーを
ご紹介します。

お時間が合えばどうぞ、
お越しください。

秘密厳守でパーソナルコーチングも行っております。

コーチングは自己改革のツールです。
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【7月20日】コーチングとは何か?(必要なマインドと基本スキル)
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【8月22日】コーチングとは何か?(必要なマインドと基本スキル)
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ACTAS代表 服部 哲茂


ACTASの由来は「行動する」の意味のACTと、「らしく」の意味のasを足した、造語。自分らしく行動してほしいという意味が込められています。

自分らしく行動することで、もてる力をもっと発揮できる。世の中の人がみんな自分らしく行動できれば素晴らしい社会が実現できる。

私たちACTASはそう考えています。

そのための情報発信をしていきます。


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