ミーティング

ミーティングには「拡散」と「収束」のフェーズがあります

ミーティングは
様々な意見を出す
「拡散」のフェーズと

その意見をまとめる
「収束」のフェーズが
あります。

これって
意識していますか?

以前ミーティングの
目的について触れました。

それは下記の
5つ

①意思決定
②問題解決
③ブレーンストーミング
④フィードバック
⑤情報収集・共有

これらのうち
③④⑤は
「拡散」がメインのフェーズです。

今日はこの
「拡散」を
深掘りします。

拡散

拡散

良い「収束」
つまり結論を
出すためには

この「拡散」フェーズは
しっかり行う必要があります。

少ない意見の中からの
「収束」は

ミーティングが
一見短時間で終了するため
良いミーティングのように感じますが、

少ない情報や
選択肢の中から決められた
結論は良いものにはなりません。

「拡散」は多様性のある
意見が出てこその
「拡散」です。

そのための
工夫を3つご紹介します。

①承認により意見を促す
②意識的に発言を促す
③リスク回避

①承認により意見を促す

承認

承認

「承認」は
コーチングスキルの
代表的スキルです。

相手の存在を
認める行為は

相手が
自分の存在を認められたことで
「やる気」が増すスキルです。

もしある人の意見を
誰も「承認」しないと
何が起こると思いますか?

それは
次に意見を言う人が
自分も同じように

扱われるのではないかと
不安を感じて
意見が出てこなくなります。

それでは
ミーティングでの
「承認」とは

具体的に
どのようなものでしょうか?

例えば
発言者の
名前を呼ぶ

名前を呼ぶ

名前を呼ぶ

「それでは今手が上がった
○○さん宜しくお願いします。」

こうして
発言者の名前を
呼ぶことは「承認」となります。

これは何でも無いことですが
大きな承認となります。

また、
出てきた意見に対し
必ず何らかの反応を入れる

例えば

「新たな観点ですね」
「面白い意見ですね」

想像してみてください。

ご自分の発言が
スルーされたら

もう二度と
発言したくなくなりませんか?

結構
この発言スルーは
多くのミーティングで見かけます。

これを防ぐには
一旦どんな意見でも
板書すると良いですね。

こうすれば
発言毎に
反応しなくても

「承認」したことになります。

これは上級テクニックですが、

既に出た発言を
敢えて引用して
発言すると

大きな「承認」になります。

「先ほど○○さんの発言で
思いついたのですが、
△△をしてはどうでしょう」

これは
意識的に行うと

周りの人は
人の意見をちゃんと聞いて
積極的に会に参加している印象を得ます。

②意識的に発言を促す

発言を促す

発言を促す

ミーティングによっては
積極的に意見が出ないことがあります。

その時は
ファシリテーターは
発言を促す必要があります。

そのようなテクニックは

先ずは

・発言に対し「うなづき」「相づち」を
入れる。

普通の会話でも
そうですが、

相手が
「うなづき」や
「相づち」をしてくれると

話しやすいものです。

・「Yes and」の活用

これは発言対し
その内容を一旦
肯定的に受け取るテクニックです。

逆に
「でも」とか「しかし」は

いきなり発言を
否定することになりますので、
避けてください。

もし、反対意見があっても

「なるほど、
そのような考え方もあるんですね?
しかし、私はこう考えます」

必ず、一度は
肯定的に受け取ってから
自分の意見を言うようにしましょう。

・全員に意見を求める

発言を促す

全員に意見を求める

発言をしたがらない人も
いますので、
最初にお願いしておくのも良いですね。

「今日はブレーンストーミングですので
必ず、全員が一言は発言をお願いします」

こうしておけば
全員の発言が得られます。

・発言の順番にも気を配る

順番

順番

年長者や上司が
最初に発言すると

次の意見が
出しにくくなったりします。

若手や経験が浅い人から
発言を促すと
全員が発言しやすいです。

③リスク回避

リスク回避

リスク回避

「拡散」フェーズでの
リスクは

意見が出しにくい
雰囲気になること

例えば
「批判意見」がでたり
「個人攻撃」が始まる。

これを避けるには
会の冒頭で
こう宣言してください。

「今日は自由な意見を
沢山いただきたいので、

批判や批評
ましてや個人攻撃が
あれば、発言を止めます」

とルール化してしまうと
良いですね。

如何ですか?

こうしたちょっとした
工夫が活発な
ミーティングを演出します。

ぜひ、
意識してください。

 

最後までお読みいただき
ありがとうございます。

私は広島市で人材開発コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。

「だれでも
劇的に変わる瞬間がある」

これが私共の
キャッチフレーズ

あなたの
劇的に変わる瞬間を
コーディネートします。

私共は主に企業での幹部職研修
コミュニケーション研修等
行っています。

また、
ちょっと他では経験できない
コーチング研修もしています。

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参加出来るセミナーを
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お時間が合えばどうぞ、
お越しください。

秘密厳守でパーソナルコーチングも行っております。

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ACTAS代表 服部 哲茂


ACTASの由来は「行動する」の意味のACTと、「らしく」の意味のasを足した、造語。自分らしく行動してほしいという意味が込められています。

自分らしく行動することで、もてる力をもっと発揮できる。世の中の人がみんな自分らしく行動できれば素晴らしい社会が実現できる。

私たちACTASはそう考えています。

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