優先順位

優先順位の決め方が上手いと全てが上手く行く

人が同時に出来ることは
せいぜい3つまで

しかし、
やりたいことや
やらねばならないことは山ほどある。

さて、
どうしましょう。

ここで
登場するのが
優先順位です。

優先順位が
決まると
サクサクと効率よく仕事が運びます。

しかし、
その順番を間違えると

いつまで経っても
焦燥感だけが残り
精神をすり減らしてしまいます。

焦燥感

なぜ、
そうなってしまうか?

それは
優先順位を決める
基準が曖昧か

もしくは
その基準となる
軸を持っていないことが原因です。

この優先順位の基準がないと
優先順位を決めるだけで
時間を費やしてしまうこともあります。

皆さんは
心当たりは
無いですか?

そうならないように
優先順位の基準の
作り方をお伝えします。

それがこちら

①リスト化
②優先順位をつけるシステムを作る
③優先順位を決める

①リスト化

リスト

いわゆるTo Doリストを
先ずは作ります。

このリストを
作らずに始めると

不安にかき立てられ、
今やっていることに
集中できません。

今日の作業を
リストの中で
どこまでやるのか

全体像が見えると
安心して
一つ一つに集中できます。

これは
週単位
月単位でも用意すべきです。

月単位となると
余裕がありそうですが、

日々や週の
優先度だけで
動いていると

月半ばになって
初めから
始めていれば何でも無いことが

いつの間にか
緊急度の高い
項目になっていることがあります。

②優先順位をつけるシステムを作る

システム

ここが
優先順位の
基準作りです。

評価項目の
視点は
こちら

1.緊急度と重要度
2.have to とwant to
3.自分軸

1.緊急度と重要度

緊急度と重要度

よくある
マトリックス

当然、先ず取りかかる
項目は

Aの
緊急度も重要度も
高い領域です。

では
次に取りかかるべき項目は
どの領域でしょう?

一般的にはCの
緊急度が高く
重要度が低い領域を選びます。

どうして
重要でもないのに
それが優先順位が高いのですか?

全体像を把握した上で
このC領域を選ぶ余裕が
あれば良いのですが、

そうでないのに
この選択をしてしまうと
何が起こるか?

AとC領域を
済ませると
時間切れで

Bの重要だけど
緊急性のない仕事が
取り残されてしまいます。

これって、
仕事上
まずくないですか?

「だって、忙しかったから
しょうがないじゃないか」

って思ったあなた

だから
仕事が上手く
運ばないんです。

「じゃ、どうしたら良いんだ」

それは
重要でなければ
人に任せたらどうですか?

「人に任せる?」

そう、
人に任せるのです。

例えば
外部からの
電話対応

中には
重要な電話もあるので
電話が鳴って、放置はあり得ません。

すると
緊急で重要な仕事を
していても取ることになります。

ここを
省くことが出来れば
良いと思いませんか?

これが
コールセンターの
活用です。

コールセンター

このシステムを
使うと
驚くほど社内が静かになるようです。

しかし、
重要な案件の電話が
あったらどうするんだ?

これは
受付業務のプロがする
コールセンターです。

事務作業以外の
重要案件のみ
電話が転送されますので、

その件数は半減どころか
8割減になるようです。

これは
ほんの一例です。

Cの緊急度が高く
重要度が低い領域が
削減できれば

Bの重要だけど
緊急性のない仕事に
早く取りかかることが出来るのです。

2.have to とwant to

have to とwant to

これは
日本語では

「ねばならない」と
「したい」です。

皆さんはどちらの仕事に
情熱を傾けられますか?

そうですよね。
「したい」ですよね。

これは
気持ちの持ちようで、
変えることができるので、

「want to」を
増やしましょう。

3.自分軸

自分軸

ここが
今日の一番
大事なところ

自分軸を
持てばぶれないし

どのような結果に対しても
後悔はしません。

自分軸の基準には
情熱・価値観・才能
があります。

この3つが
重なった点が
自分軸です。

日頃から
ここは
しっかり考えてください。

来月
自分軸をテーマにした
セミナーを開催します。

時間が合えば
お越しください。

【11月22日】自分軸を明確にし拡げるセミナー

お待たせしました
最後に
③優先順位を決める

このシステムを
作っておけば

後はその基準で
当てはめていけば良いのです。

如何ですか?

優先順位の基準は
出来そうですか?

優先順位が決められれば
仕事はさくさく
進みます。

 

最後までお読みいただき
ありがとうございます。

私は広島市で離職率改善コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。

「だれでも
劇的に変わる瞬間がある」

これが私共の
キャッチフレーズ

あなたの
劇的に変わる瞬間を
コーディネートします。

私共は主に企業での幹部職研修
コミュニケーション研修等
行っています。

また、
ちょっと他では経験できない
コーチング研修もしています。

下記にどなたでも
参加出来るセミナーを
ご紹介します。

お時間が合えばどうぞ、
お越しください。

秘密厳守でパーソナルコーチングも行っております。

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ACTAS代表 服部 哲茂


ACTASの由来は「行動する」の意味のACTと、「らしく」の意味のasを足した、造語。自分らしく行動してほしいという意味が込められています。

自分らしく行動することで、もてる力をもっと発揮できる。世の中の人がみんな自分らしく行動できれば素晴らしい社会が実現できる。

私たちACTASはそう考えています。

そのための情報発信をしていきます。


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