最近、私は多くの企業の
ミーティングに参加する機会が
増えています。
コロナ禍以降、オンライン会議が
一般化したことで、
打ち合わせの数も増えました。
しかし、その一方で、
「何のために集まっているのか？」
わからない会議も少なくありません。
良いリーダーは、
良い会議を
運営する人でもあります。
では
どうすれば会議は活性化し、
成果につながるのでしょうか？
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◆ 良いミーティングの3つの基本
会議運営
私が多くの現場を見て感じる
“良いミーティング”の共通点は、
次の3つです。
① 目的が明確であること
② ルールが明示されていること
③ 対話（ダイアローグ）になっていること
今日はその中でも、
特に重要な①「目的の明確化」
についてお伝えします。
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◆ 会議の目的が曖昧だと、何も決まらない
目的
次のような案内、
よく見かけませんか？
「次回のミーティングは
11月10日10時からです。
よろしくお願いします。」
日時は決まっていますが、
肝心の“何をするのか”が
書かれていません。
これでは
「会議のための会議」になり、
生産的な時間にはなりません。
また
こうしたケースも
あります。
「次回は
売上目標について
話します。」
一見
目的が示されているようで、
実はまだ不十分です。
売上目標を“決める”のか？
“進捗を確認する”のか？
“改善策を考える”のか？
目的が曖昧だと、
参加者の心構えも準備も
バラバラになります。
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◆ 会議の目的は5つに分けて考える
ミーティングの目的は
大きく5つに
分類できます。
① 意思決定
② 問題解決
③ ブレーンストーミング
④ フィードバック
⑤ 情報共有
例えば「売上目標」についての会議も、
①なら条件を整理して結論を出す必要があり、
②なら課題の特定から始めます。
③のブレーンストーミングなら、
自由に意見を出し合うための
雰囲気づくりが重要です。
④のフィードバックなら、
過去の結果を分析して
次に活かすことが目的になります。
⑤の情報共有なら、
参加者に最新情報を
伝えること自体がゴールです。
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◆ フィードバック型会議には「KPT法」
KPT法
特に
④フィードバック会議では、
「KPT法」が有効です。
K：Keep（良かった点）
P：Problem（課題）
T：Try（次に挑戦すること）
この3つの視点で振り返ると、
単なる反省会ではなく、
前向きな改善につながります。
過去を掘り下げ、
未来へつなげる視点を
チームで共有するのです。
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◆ 情報共有も立派な会議目的
情報共有
「情報共有なんて
会議でやる意味ある？」
そう思う方もいるかもしれません。
しかし、現実には情報が
うまく共有されていない職場が
意外と多いのです。
共通認識がなければ、
方向性がずれ
ミスも増えます。
簡単に思える情報共有こそ、
組織の一体感をつくる
重要な会議です。
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◆ 目的が明確だと、時間も成果も変わる
会議を始める前に、
「今日の目的は何か？」を
1分で確認するだけでも
大きく成果が
変わります。
そしてその目的に応じて、
進行ルールや発言の順番を
変えることが大切です。
次回はその「ルール設定」と
「対話を生むファシリテーション」について
詳しくお話しします。
ぜひ次回もご覧ください。
最後までお読みいただき
ありがとうございます。
私は広島市で離職率改善コンサルタントをしています
ACTASの服部哲茂です。
「だれでも
劇的に変わる瞬間がある」
これが私共の
キャッチフレーズ
あなたの
劇的に変わる瞬間を
コーディネートします。
私共は主に企業での幹部職研修
コミュニケーション研修等
行っています。
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ちょっと他では経験できない
コーチング研修もしています。
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